Entreprise en 2017 : les affichages obligatoires

Entreprise en 2017  les affichages obligatoires La rédaction du compte rendu de CE n’est pas la seule source de circulation de l’information. Certaines autres informations comme le règlement intérieur de l’entreprise et d’autres dispositions relatives au repos hebdomadaire doivent obligatoirement être affichées sur le lieu de travail des salariés afin qu’ils puissent en être informés. Cela est valable quelle que soit la taille de l’entreprise. La sanction étant une amende. Toutefois, les obligations se sont quelque peu assouplies fin 2016. Quelles sont les réelles obligations de l’employeur en termes d’affichage réglementaire ?

Obligation d’information par tout moyen

Si le règlement intérieur a longtemps fait partie de la liste des documents devant obligatoirement être communiqués aux employés par un affichage permanent, ce n’est plus le cas. Il peut l’être, bien entendu, mais ce qui est important et obligatoire, c’est de le communiquer, par quelque moyen que ce soit, aux personnes pouvant accéder aux locaux de l’entreprise mais également à ceux où se font les entretiens d’embauche.

Voici la liste des autres documents qui n’ont désormais plus nécessairement besoin d’être affichés mais pour lesquels l’employeur peut désormais utiliser tous moyens pour les informer, la communication de ces informations restent donc obligatoire. Il s’agit de la communication  :

  • des jours et heures de repos collectif qui peuvent être attribués à tous les salariés ou à une partie d’entre eux ;

  • de la suspension du repos hebdomadaire (travaux urgents, surcroît extraordinaire de travail, etc.) ;

  • des dispositions concernant l’égalité de rémunération homme / femme au sein de l’entreprise ;

  • du nom des accords et conventions applicables à l’entreprise ;

  • de l’ordre des départs en matière de congés (au moins 1 mois à l’avance).

A noter que les informations relatives aux jours et heures de repos collectif et à la suspension du repos hebdomadaire communiqués font également l’objet d’une nécessité d’informer l’inspection du travail.

Simplification des moyens de communication

Le fait que le caractère obligatoire de l’affichage de ces informations ne soit plus obligatoire simplifie les obligations de l’employeur, puisqu’il peut choisir la manière qui l’arrange le plus pour communiquer ces informations à l’ensemble des employés. Il peut notamment s’agir de :

  • conserver l’affichage ;

  • confier les documents en main propre en échange d’une décharge affirmant la lecture de ces documents ;

  • les mettre à disposition sur l’intranet (besoin d’une preuve également).

A noter que la rédaction de compte rendu CE peut aussi représenter une bonne source d’information si ce dernier est à la disposition de tous les salariés.

Fonctionnement des horaires individualisés

Fonctionnement des horaires individualisés Dans une entreprise, il est possible de mettre en place le système des horaires de travail individualisés. En règle générale, il est question d’une plage horaire restant fixe accompagnée d’autres plages horaires, mobiles cette fois, que les salariés peuvent organiser selon les besoins et disponibilités.

Qu’ils concernent tout ou partie de la société, le fonctionnement de ces horaires individualisés est soumis au respect de certaines règles.

Le rôle du CE ou de l’inspecteur du travail

C’est sur la demande des salariés d’une entreprise que l’employeur peut décider de mettre en place ces horaires individualisés. Ce système permet d’ailleurs un report d’heures d’une semaine à l’autre, offrant des possibilités d’amplitude variées et plus facilement adaptables, par exemple, à la vie de famille.

Afin d’être mis en application, et même si cette disposition est prévue dans les accords collectifs de l’entité, le passage à ce type d’horaires doit, avant tout, obtenir un avis favorable du CE ou des DP. En l’absence d’instance représentative du personnel, c’est alors l’inspecteur du travail qui sera mandaté pour autoriser le changement d’organisation.

Il faut savoir que, concernant l’inspecteur du travail, une absence de réponse dans les 30 jours équivaut à un avis favorable.

La définition des modalités et des limites

Selon l’article L 121-51 du Code du travail, les modalités et limites du report d’heures d’une semaine à l’autre peuvent être mentionnées dans les accords d’entreprise, voire dans les accords de branche.

En l’absence d’un quelconque accord collectif, un décret vient encadrer ce report d’heures. C’est l’article R 3121-30 qui limite à 3 le nombre d’heures pouvant être reportées. Par ailleurs, le cumul des heures reportées ne peut excéder les 10 heures.

La mise en place des horaires individualisés, pour être suspendue ou dénoncée, doit faire l’objet d’une information auprès des instances représentatives du personnel et des salariés. Cette démarche laissera un délai permettant des négociations.

Sauf dans le cas de modification individuelle ou ponctuelle n’ayant pas d’incidence sur les conditions générales de travail, si des modifications devaient être apportées aux différentes règles mises en place au démarrage des horaires individualisés, il faudra alors obtenir l’accord du CE ou des DP.

Sont considérées comme des modifications du contrat de travail tout passage d’un horaire fixe à un horaire variable (ou inversement).

Régler les cas de conflit

Régler les cas de conflit Une entreprise est soumise, par la loi, à une obligation de résultat quant à la santé mentale des salariés, cependant, il n’est pas toujours évident pour l’employeur de savoir ce qu’il peut mettre en œuvre ou non, notamment en cas de conflit persistant sur le lieu de travail. Un cas récent (Cour de cassation, chambre sociale, 22 juin 2017, n° 16-15.507) révèle un peu plus précisément ce qu’un employeur peut faire.

Les faits

Dans le cas présent, un médecin salarié accusait une collègue d’incidents pouvant relever du harcèlement moral. Le médecin du travail a confirmé l’état de souffrance psychologique dans laquelle se trouvait cette personne et l’a rattaché à l’ambiance dans laquelle elle devait travailler. Suite à son arrêt maladie, le médecin a fini par conclure par l’inaptitude de la salariée à effectuer son emploi à cause de la persistance de cette ambiance.

L’employeur a tenté de mettre en œuvre un certain nombre de mesures pour limiter les conséquences de ce conflit persistant entre collègues. Elles n’ont cependant pas été suffisantes pour que la souffrance morale de la salariée cesse.

La Cour de cassation a alors jugé que l’employeur avait manqué à son obligation de résultat lui imposant de mettre en place « les mesures nécessaires pour assurer la sécurité et protéger la santé physique et mentale des travailleurs » (Code du travail, art. L 4121-1).

Manquement de l’employeur

Dans le cas présent, l’employeur a négligé sa responsabilité vis-à-vis d’un conflit directement lié au travail. En effet, malgré les nombreuses remarques et propositions du médecin du travail, l’employeur a décidé de considérer « qu’il s’agissait d’un problème entre deux personnes et qu’il ne pouvait rien faire ».

Selon la Cour de cassation, l’employeur aurait dû mener un entretien tripartite impartial et aurait dû essayer de séparer les deux salariées concernées par un changement de bureau ou par un changement de poste. L’employeur aurait pu également faire appel à un tiers neutre, impartial et indépendant qui aurait pu créer un cadre d’échange favorable pour que les salariés trouvent un terrain d’entente pour régler leur conflit. Pour les grandes entreprises, la médiation peut souvent se faire en interne, à défaut un prestataires externe peut s’en occuper.

Le calcul de l’ancienneté

Le calcul de l’ancienneté Le calcul de l’ancienneté de l’employé est extrêmement important. Dans bien des cas, sont mentionnés dans la convention collective d’une entreprise les avantages et les droits prévus en fonction de l’ancienneté d’un employé. Par exemple, dans le cas d’un licenciement, le montant de l’indemnité à verser au salarié sera proportionnelle à son ancienneté. Comment est calculée l’ancienneté d’un salarié ? Est-ce qu’une mission intérimaire entre dans le calcul de l’ancienneté d’un salarié ?

L’ancienneté d’un salarié

L’ancienneté d’un salarié doit être calculé avec justesse puisque le résultat est essentiel pour le calcul de certains droits. Le Code du travail prévoit un certain nombre de droits liés à l’ancienneté :

  • le congé parental d’éducation ;

  • le droit à une indemnité de licenciement ;

  • la durée d’un préavis de licenciement ;

  • etc.

Les conventions collectives prévoient également des avantages pouvant varier selon les entreprises ; certains de ces avantages sont également liés à l’ancienneté du salarié au sein de l’entreprise, comme :

  • la prime d’ancienneté ;

  • le nombre de jours de congés payés ;

  • etc.

Comment est calculée l’ancienneté d’un salarié ?

Pour calculer l’ancienneté d’un salarié il faut partir de sa date d’entrée au sein de l’entreprise. Dans la majorité des cas, ses arrêts et ses absences suspendent son temps d’ancienneté sur les durées où il ne travaillait pas. Certaines exceptions figurent dans le Code du travail. De plus, la convention collective compte certaines absences comme du temps de travail effectif pour le calcul des droits d’ancienneté.

La convention collective d’une entreprise fige généralement clairement tous les critères permettant de calculer l’ancienneté d’un salarié. S’y référer est le meilleur moyen de ne pas faire d’erreur.

Les missions intérimaires

Un salarié est parfois amené à changer de statut au sein d’une entreprise. Il peut par exemple avoir commencé sa carrière en intérim avant d’avoir signé un CDI. La question est de savoir si la durée du contrat d’intérim doit être calculée ou non dans l’ancienneté d’un salarié et si l’employeur a le droit de l’exclure du calcul.

Pour répondre à ce type de question, le Code du travail (art. L. 1251–38) mentionne qu’une entreprise embauchant un salarié après que celui-ci ait effectué une mission intérimaire doit prendre en compte dans le calcul de l’ancienneté du salarié la durée des missions effectuées par celui-ci durant les 3 mois précédant son recrutement.

Licenciement et convention collective

Licenciement et convention collective La convention collective d’une entreprise prévoit, dans certains cas, des procédures légales spécifiques liées au licenciement. Elles doivent obligatoirement être respectées. Ces procédures constituent, en effet, les garanties du salarié. Si elles ne sont pas respectées en cas de licenciement, le salarié pourra entamer des procédures devant les tribunaux.

Les garanties de fond et les garanties de forme

Avant de mettre en place un licenciement au sein d’une entreprise, la convention collective doit être consultée, afin qu’aucune erreur ne soit faite. Le Code du travail doit également être respecté. Il édifie les règles de base en termes de licenciement, auxquelles les conventions collectives viennent souvent ajouter des mesures permettant de protéger les droits des salariés. Ces mesures peuvent imposer des démarches variées comme :

  • la mise en place de certaines sanctions au préalable d’un licenciement ;

  • la consultation des représentants du personnel ;

  • l’avis d’une commission, etc.

Le non-respect des « garanties de fond » et des « garanties de forme » établies par la convention collective engendrent des sanctions différentes. Pour la première catégorie, la rupture du contrat de travail sera alors requalifiée en licenciement sans cause réelle et sérieuse. Pour la seconde catégorie, la sanction sera réglée par des dommages et intérêts.

Exemple de cas

Certaines erreurs de procédures de la part de l’employeur sont parfois jugées sans conséquence par les juges. En effet, dans le cas où un salarié avait été convoqué à un entretien préalable à un éventuel licenciement après avoir commis une faute grave, il avait été informé que suite à cet entretien, si l’employeur envisageait de le licencier il devrait, en application de la convention collective, convoquer le conseil paritaire et l’en aviser pour qu’il ait la possibilité de demander l’annulation de cette réunion dans un délai de 48 heures.

Après avoir annulé la réunion et avoir été licencié pour faute grave, le salarié s’est retourné en saisissant les prud’hommes. Il considérait que l’employeur n’avait pas respecté une garantie de fond inclue dans la procédure conventionnelle de licenciement, et que, de ce fait, la qualification de la rupture de son contrat devait devenir un licenciement sans cause réelle et sérieuse. La lettre de convocation à l’entretien préalable n’expliquait pas le droit du salarié de demander la réunion du conseil paritaire, ni non plus les délais dans lesquels il pouvait exercer ce droit.

Les juges ont cependant estimé que malgré l’erreur de procédure de la part de l’employeur, elle n’avait pu avoir aucune incidence sur la préparation de la défense du salarié.

Un accord pour changer d’avantage

Un accord pour changer d’avantage Lorsqu’un ou des salariés disposent d’avantages dans une entreprise, par usage, il n’est pas possible de leur supprimer, sans le négocier et sans dénoncer cet usage. Même le remplacer par un autre avantage, y compris au moins équivalent, ne suffit pas à régler les éventuels problèmes qui pourraient se faire jour par la suite, comme en témoigne cet article.

Le principe du droit d’usage

Dans certains cas, l’avantage peut devenir un usage. Le législateur définit 3 critères qui, justement, ont le pouvoir de faire passer une pratique comme un usage qui ne peut être retiré.

Lorsqu’un avantage est régulier, c’est un premier critère qui le fait entrer dans les règles pour devenir usage.

S’il est également fixe, par exemple une prime, pas forcément du même montant mais calculé selon une modalité constante, on a là le deuxième critère.

Le troisième critère qui, réuni avec les 2 précédents, en fait un usage est la généralité. Cet avantage est offert à tous ou, du moins, à une ou des catégories bien précises, selon des principes bien établis.

La dénonciation de ce droit d’usage

Un fois que cet usage est effectif, il n’est pas question, pour un employeur, de le supprimer sans prévenir. Aussi doit-il respecter un cheminement strict pour le dénoncer.

Il doit tout d’abord informer les représentants du personnel, quels qu’ils soient. Ensuite, il doit en informer l’ensemble des salariés. Enfin, il doit offrir un délai de prévenance suffisant afin que puissent s’ouvrir des négociations si le besoin s’en fait sentir.

C’est une condition sine qua non pour que cet usage puisse être supprimé, faut de quoi, l’employeur devra le continuer.

Par contre, il est tout à fait possible de remplacer cet usage par un accord d’entreprise mais, dans ce cas, un accord collectif sera indispensable pour sa mise en place. Aussi, son remplacement, même par un accord plus favorable aux salariés, devra-t-il être négocié avant de l’instaurer.

La Cour de cassation s’est d’ailleurs prononcée dans ce sens par son arrêté n° 15-22.111 de sa chambre sociale, très récemment, le 11 mai 2017, en stipulant que la suppression d’un usage qui ne serait pas la conséquence d’un accord collectif ou d’une dénonciation devait continuer à s’appliquer.

Nécessité de la présence du salarié pour percevoir une prime

Nécessité de la présence du salarié pour percevoir une prime La présence du salarié est-elle indispensable pour qu’il ait droit au versement d’une prime ? Dans les cas où la rémunération variable du salarié (bonus, prime de treizième mois, prime sur objectifs…) est importante par rapport à son salaire fixe, cette question soulève des enjeux non négligeables. Que prévoit la loi quant à cette question ? Quels sont les cas particuliers ?

Quelles sont les conditions pour percevoir une prime ?

Selon la loi, tout contrat de travail peut légalement spécifier que le paiement d’une prime est lié à la présence du salarié dans l’entreprise au moment où celle-ci lui est versée.

Cela signifie que si le contrat de travail d’un employé précise que la prime de fin d’année lui est payée s’il travaille toujours au sein de l’entreprise au 31 décembre, s’il quitte son poste avant cette date, il n’aura pas droit à ladite prime, ni même à un prorata de celle-ci, quelle que soit la durée pour laquelle il a travaillé pour cette entreprise durant l’année en question.

Quels sont les cas particuliers ?

  • En cas de licenciement

Lorsqu’un employé est licencié, il est, de fait, dispensé d’effectuer son préavis. Selon la loi, il bénéficie alors d’une indemnité compensatrice, excepté pour les cas de faute grave. Lorsqu’un employé est licencié, son salaire, ses avantages, ainsi que les indemnités de congés payés auxquels il avait droit jusqu’à l’expiration du préavis doivent également lui être payés entièrement.

Le salarié est en droit de percevoir la prime de fin d’année, ainsi que les primes d’objectifs, malgré son absence à la date citée dans son contrat lorsque son licenciement est jugé sans cause réelle ni sérieuse. Puisque sans son licenciement, il aurait bel et bien été présent.

  • Primes au prorata

Dans le cas où un employé a travaillé au sein de l’entreprise durant une grande partie de la période de calcul d’une prime, il peut souhaiter demander un paiement au prorata temporis.

Cependant, dans quels cas y-a-t-il droit ?

Pour qu’un employé ayant quitté une entreprise, avant la date de versement d’une prime, puisse avoir droit au versement d’une prime au prorata de son temps de présence, quel que soit le motif de son départ, il doit lui-même prouver qu’il a droit à ce paiement partiel. Cela peut être mentionné dans son contrat de travail par exemple.

Dans le cas contraire, il n’aura pas droit à ce paiement partiel.

Le mi-temps thérapeutique

Le mi-temps thérapeutique Après un arrêt de travail, un salarié a la possibilité de bénéficier d’un mi-temps thérapeutique. Le salarié se verra confier, soit dans son poste d’origine, soit sur un autre poste, un aménagement d’horaires. Le temps partiel ainsi aménagé fera l’objet d’une rémunération de l’entreprise, complétée par les indemnités journalières de la Sécurité Sociale.

L’aménagement du temps pour raison médicale

Suite à une maladie ou à un accident, il peut s’avérer nécessaire de réduire le nombre d’heures de travail ou d’en aménager l’organisation.

Le Médecin traitant sera à l’origine de la demande qui sera par ailleurs validée par le Médecin Conseil de la Sécurité Sociale, car c’est le Code de la Sécurité Sociale qui en régit les termes et les conditions.

Le mi-temps thérapeutique est préconisé lorsque l’état de santé du salarié ne permet pas qu’il gère son poste dans les conditions optimums ou si certains aspects du travail sont trop difficiles, par exemple la présence debout, des déplacements ou des postures avec pénibilité.

A son tour le Médecin du Travail va se prononcer sur le bien-fondé de la décision de mi-temps thérapeutique. En cas de confirmation de cette décision, l’employeur est tenu de mettre en place l’aménagement des horaires de travail en tenant compte des différentes préconisations.

La répartition des nouveaux horaires fera l’objet d’un avenant au contrat de travail qui déterminera l’aménagement, mais aussi la durée de la mise en place et les conditions de rémunération.

Les conditions d’indemnisation

Pendant la durée d’application de ce nouveau contrat mi-temps thérapeutique, le salarié recevra de la part de son employeur la rémunération correspondant au nombre d’heures effectuées dans l’entreprise.

Par ailleurs, ce salaire sera complété par des indemnités journalières correspondant au salaire non versé par l’employeur. Les deux sommes allouées au final correspondent au salaire précédemment touché par le salarié avant son arrêt de travail et ne peuvent en aucun cas être supérieures au salaire.

Les conditions d’attribution des indemnités nécessitent que le mi-temps thérapeutique ait lieu dans la continuité de l’arrêt de travail. De plus, le motif d’arrêt et le mi-temps thérapeutique doivent être issus de la même cause.

Les compétences des DP en cas d’absence du CHSCT

Les compétences des DP en cas d’absence du CHSCT En cas d’absence de CHSCT dans une entreprise ou un établissement, ce sont les délégués du personnel qui seront investis des missions de cette instance. En date du 22 février 2017, la Cour de cassation a rendu un arrêt précisant ainsi la forme de ce transfert de compétences. Cet article va mettre en évidence à partir de quel moment les délégués du personnel prennent le relai du CHSCT et le formalisme de la désignation du secrétaire.

Les entreprises concernées par ce transfert de compétences

Dans un premier temps, il est nécessaire de rappeler que les entreprises ayant moins de 50 salariés sont dépourvues de CHSCT. De ce fait, dans un deuxième temps, ce sont les délégués du personnel qui seront en charge des missions du CHSCT, avec les mêmes moyens qui sont initialement réservés aux délégués du personnel. Les délégués du personnel désignés ont donc leurs propres missions et celles du CHSCT.

Dans ce cas de figure, le Code du travail prévoit que les DP bénéficient d’heures de délégation plus importantes et que le nombre d’élus est augmenté par rapport au mandat classique. Les règles applicables sont celles énumérées dans le Code du travail prévues pour cet instance.

La désignation du secrétaire

Dans les entreprises d’au moins 50 salariés, le collège unique constitué des élus titulaires du CE et des délégués du personnel désigne les membres du CHSCT. Suite à cela, les membres du CHSCT doivent désigner un secrétaire. Ainsi, lorsque ce sont les délégués du personnel qui sont investis des missions du CHSCT, ils doivent désigner parmi eux un secrétaire de l’instance. Le secrétaire a pour rôle :

  • d’élaborer l’ordre du jour des réunions du CHSCT ;

  • de rédiger et de diffuser des procès-verbaux de réunion ;

  • de rédiger les avis motivés de l’instance suite à une consultation de la part de l’employeur ;

  • d’être l’interlocuteur privilégié de la direction et des salariés.

Dans l’arrêt de la Cour de cassation du 22 février 2017, les juges stipulent que le secrétaire désigné doit être un délégué du personnel titulaire et non suppléant. Ainsi le délégué titulaire est également titulaire dans l’instance du CHSCT et le suppléant délégué du personnel est suppléant en CHSCT. Seuls les titulaires bénéficient d’un crédit d’heures de délégation.

Le changement des locaux

Le changement des locaux Le Code du travail liste les situations dans lesquelles la consultation du Comité d’Entreprise est obligatoire. Il prévoit, également, une compétence plus générale en matière d’information et de consultation.

Cet article va s’intéresser plus précisément au changement des locaux afin de déterminer si cette notion entre dans le domaine de consultation du CE.

Le principe de consultation du CE

Chaque année, et ce, depuis la loi Rebsamen, le Comité d’Entreprise doit être consulté sur différentes notions, énumérées à l’article L. 2323-6 du Code du travail qui sont :

  • les orientations stratégiques de l’entreprise et leurs conséquences ;

  • la situation économique et financière de l’entreprise ;

  • la politique sociale, les conditions de travail et l’emploi.

Cette loi a regroupé les obligations de consultation du CE, mais elle a également stipulé un domaine de compétence plus général, comme précisé à l’article L. 2323-1 du Code du travail. “Il est informé et consulté sur les questions intéressant l’organisation, la gestion et la marche générale de l’entreprise, notamment sur les mesures de nature à affecter le volume ou la structure des effectifs, la durée du travail ou les conditions d’emploi, de travail et de formation professionnelle, lorsque ces questions ne font pas l’objet des consultations prévues à l’article L. 2323-6.”

La question est donc de savoir si la notion de changement des locaux fait partie de ces questions au titre duquel le CE est consulté en matière de compétence générale.

La consultation du CE dictée par les effets de ce changement

Le 1er février 2017, la Cour de cassation a apporté une réponse très nuancée. Un CE avait porté une affaire devant les juges, dans laquelle une entreprise avait pour projet de déménager ses bureaux, suite au déménagement du siège social. Dans cette affaire, seul le CHSCT avait été consulté.

Les demandes du CE avaient été rejetées car, pour les juges, tout changement de bureau n’est pas de nature à déclencher l’obligation de consultation du comité. En effet, cela dépend des répercussions concrètes du déménagement des salariés.

Ainsi, la Cour précise que la consultation du CE doit se faire dans les cas où cela :

  • entraîne une modification de l’organisation du travail, des conditions d’emploi ou de la durée du travail des salariés ;

  • génère une variation du volume ou de la structure des effectifs ;

  • est de nature à accabler la situation économique et financière de la société, par exemple avec une augmentation du loyer conséquente