Comment répertorier les engagements pris par un comité d’entreprise

Fotolia_31400345_XS Si vous êtes secrétaire ou trésorier d’un comité d’entreprise, vous devez faire en sorte que les engagements pris par ce comité soient répertoriés avec la plus grande précision dans la comptabilité du comité. Vous trouverez ci-dessous des indications qui guideront vos opérations.

L’enregistrement comptable des engagements pris par le comité d’entreprise

Si votre comité d’entreprise gère des engagements financiers importants, il doit impérativement tenir une comptabilité d’engagements pour apporter une information transparente à ses différents partenaires. Même si la loi du 1er juillet 1901 n’impose pas d’obligation précise pour la tenue de la comptabilité d’une association, les statuts ou le règlement intérieur du comité doivent impérativement préciser les modalités de comptabilisation de ses engagements financiers. De plus, si votre comité d’entreprise demande des subventions à l’État ou aux collectivités locales, les fonctionnaires chargés d’instruire votre dossier exigeront une comptabilité tenue selon des règles précises. Ainsi, si votre comité d’entreprise reçoit une aide publique dépassant 23000 €, il devra présenter un compte rendu financier conforme aux modalités prévues par l’arrêté du 11 octobre 2006.

D’autre part, si votre comité d’entreprise à un bilan dépassant 1550000 €, la loi exige qu’il tienne une comptabilité conforme au plan comptable des associations. Ceci résulte notamment du règlement adopté le 16 février 1999 par le Comité de la réglementation comptable qui s’applique à toute association à laquelle la loi impose des obligations pour la tenue de sa comptabilité. Il en résulte que si votre comité répond au critère indiqué ci-dessus, il doit tenir un livre journal dans lequel toutes les écritures sont comptabilisées jour après jour, des journaux auxiliaires et un grand livre dans lequel toutes les écritures des journaux doivent être consignées. Enfin, il faut tenir un livre d’inventaire dans lequel tous les éléments d’actif et de passif (et notamment les engagements financiers) sont répertoriés.

Enfin, même si votre comité d’entreprise a un total de bilan inférieur à 1550000 €, il est vivement conseillé de vous conformer aux dispositions indiquées ci-dessus.

La conservation des documents juridiques relatifs aux engagements pris par le comité d’entreprise

Afin d’éviter tout risque de contestation, il est recommandé de conserver soigneusement tous les documents relatifs aux engagements que le comité d’entreprise a souscrits. En conséquence, les doubles des contrats signés avec les différents prestataires et les contrats relatifs à vos emprunts bancaires ou à tout autre engagement doivent être soigneusement classés. Il est également utile de conserver une trace écrite de tous les paiements que votre comité d’entreprise a effectués dans le cadre de ses engagements.

Ainsi, si votre comité d’entreprise possède des logements qu’il donne en location, il faut garder soigneusement un double du contrat de bail consenti à chaque locataire, et une copie de l’état des lieux qui a été dressé lors de son entrée dans l’appartement. De plus, si le comité s’est engagé à effectuer des travaux dans un logement à la demande du locataire, il faut conserver tous les documents relatifs à ces travaux et aux paiements effectués aux artisans.

Par ailleurs, si votre comité d’entreprise a loué lui-même des locaux, il est indispensable de conserver soigneusement les contrats qui ont été conclus avec les bailleurs. Enfin, pour tous les voyages et séjours organisés par votre comité d’entreprise, il faut conserver toutes les pièces relatives aux conventions conclues avec les transporteurs et avec les hôteliers.

Comment évaluer les ressources d’un comité d’entreprise

Businessman and statistics trend Vous êtes trésorier d’un comité d’entreprise et vous cherchez à le gérer de votre mieux. Pour optimiser cette gestion, il faut notamment savoir évaluer les ressources dont le comité bénéficiera au cours du prochain exercice comptable. Le présent texte vous indique comment faire ces prévisions.

Rappel des différentes ressources d’un comité d’entreprise

En premier lieu, votre comité dispose d’une subvention versée chaque année par votre employeur qui est égale à 0,2 % de la masse des salaires bruts versés au personnel. Cette subvention est destinée à couvrir vos frais de fonctionnement et les dépenses que vous engagez pour exercer vos attributions économiques. De plus, votre employeur est tenu de verser à votre comité une contribution à vos activités socioculturelles qui est au moins égale aux montants fixés par l’article L2323-86 du Code du travail.

En second lieu, les financements versés par les caisses d’allocations familiales pour votre crèche ou pour le centre de loisirs destiné aux enfants de vos collègues sont considérés comme des ressources.

En outre, il convient d’ajouter le remboursement par l’employeur des primes que vous payez pour votre assurance en responsabilité civile
Il faut également ajouter les cotisations facultatives versées par vos collègues, les subventions qui vous sont versées par les services officiels ou par les syndicats ainsi que les dons et les legs.

Enfin, il faut tenir compte des revenus provenant du patrimoine mobilier et immobilier du comité d’entreprise ainsi que des recettes qui proviennent des fêtes et des assemblées qu’il organise.

Comment évaluer et prévoir les ressources dans votre comité disposera au cours au cours du prochain exercice

Pour faire cette prévision, il faut d’abord prendre en compte les ressources dont le montant est connu à l’avance. Ainsi, la subvention versée par votre employeur, les sommes qu’il verse pour rembourser vos primes d’assurance en responsabilité civile et les cotisations versées par les salariés de l’entreprise sont assez faciles à prévoir. Il en est de même en ce qui concerne les revenus provenant du patrimoine du comité d’entreprise (et notamment les loyers provenant des biens immobiliers que votre comité possède et qu’il offre en location).

Par contre en ce qui concerne les dons ainsi que les subventions qui vous sont éventuellement versées par les syndicats ou par les services officiels, vous ne pouvez inclure dans vos prévisions que les sommes que ces organismes se sont engagés à vous verser.

En ce qui concerne les sommes versées par les autres salariés de l’entreprise, il convient de faire une estimation prudente. Vous pouvez à la rigueur inclure dans vos prévisions les cotisations versées périodiquement par les salariés, mais il ne faut pas inclure intégralement des sommes dont l’encaissement est aléatoire. Il s’agit notamment des recettes provenant des manifestations que vous prévoyez d’organiser en cours d’année et pour lesquels le nombre de participants n’est pas encore connu. Vous pouvez cependant vous baser sur les recettes qui ont été retirées des festivités que le comité a organisées au cours des années précédentes. Mais il est préférable de prendre l’avis d’un expert-comptable pour fixer le montant à inclure dans les prévisions.

Rappel des sanctions applicables en cas d’irrégularités comptables

Sachez que si une évaluation trop optimiste des futures ressources de votre comité aboutit à des difficultés financières importantes et si ces difficultés entrainent une procédure collective, la responsabilité des dirigeants du comité d’entreprise peut être mise en cause.